戸籍謄本はどこでどうやって取る?3つの注意点

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社会保険の手続きで戸籍謄本まで必要になるケースはあまりありませんが、パスポートや相続の際には戸籍謄本が必要になる場面も多いです。普段あまり接する機会のない書類ですので、どうやって取るのか分からない方もいるかと思います。今回は、戸籍謄本と戸籍抄本との違い、戸籍謄本はどこでとるのか、注意点などを解説したいと思います。

  

戸籍謄本と戸籍抄本の違い

まずは、戸籍謄本と戸籍抄本の違いを理解しておきましょう。どちらが必要になるか理解したうえで取得する必要があります。

戸籍謄本(こせきとうほん)は、そこの本籍地にしている方のすべての情報が載っているもので、言い換えれば、戸籍の原本の内容をそのまま出力したものになります。例えば、Aという本籍地に、両親、自分、弟の4人の戸籍がある場合、その4人分の情報がすべて出力されるということになります。
(ごくまれに、同じ本籍地だけど自分の戸籍だけ分離(分籍)させている人がいますが、その場合は謄本をとっても自分の分だけが出力されます)

一方、戸籍抄本(こせきしょうほん)は、先ほどの例で言うと、戸籍の原本から自分の分だけ(あるいは2人分、3人分のみ)を抜きだしたものです。戸籍の情報の一部のみを抜き出したものと言えます。

戸籍謄本は全部の情報、戸籍抄本は一部の情報なので、大は小を兼ねるじゃないですけど、迷ったら戸籍謄本を取っておけば、情報が足りないということは回避できます。

ちなみに、現在でも戸籍謄本、戸籍抄本という呼び方が一般的なので、多くの場合それで話は通るのですが、現在、これらは正式には、戸籍謄本は戸籍の「全部事項証明」、戸籍抄本は「個人事項証明」と言いますので注意してください。

戸籍謄本は、どこで取るか?

戸籍謄本を、市区町村役場で取得するというのは、何となくわかっている方も多いと思います。本籍地と住居地が同じ場合は、迷うことは無いでしょうが、本籍地と住居地が違う場合は、どうなるでしょうか?
ご存じの方も多いと思いますが、戸籍謄本は、住居地ではなく本籍地の役場で取らなければなりません。本籍地が近ければ、まだいいですが、離れていた場合は、簡単に役場まで行けない場合も多いと思います。そこで、窓口での取得方法とそれ以外に戸籍謄本を取る方法をご紹介したいと思います。

役場の窓口で戸籍謄本を取る方法

まず、本籍地の市役所や役場の市民課・住民課の窓口へ行きます。
窓口の近くに戸籍証明書等交付申請書(各市区町村によって名前は異なります)が置いてあるので、その用紙に名前や本籍地などを記載、謄本が何通、抄本が何通必要かを記載する欄がありますので、必要部数を記入します。認印を押す欄があれば認印を押します(市区町村によっては印鑑が不要な場合もあります)。記入したら、運転免許所やパスポート、マイナンバーカードなど顔写真付の身分証明書と共に窓口へ提出します。

不備があれば、役場の方か指摘してくれるので、それに従い修正します。問題が無ければ、数分で発行されます。もちろん手数料がかかります。ほとんどの市区町村が謄本でも抄本でも1通450円のところが多いようです(市区町村によって異なるので必ず認してください)。

窓口申請で必要なものをまとめると

・交付申請書
・認印
・顔写真付き身分証明書
・手数料
となります。

窓口で申請するメリットは、不明な点があれば職員の方すぐ聞ける点とその場で発行される点でしょうか。

郵送で戸籍謄本を取る方法

基本的にどの市区町村でも郵送での交付に対応していますが、少し面倒な点もあります。

まず、交付申請書を各市区町村のホームページからダウンロードします。そこに窓口交付でも説明したように必要事項を記載します。認印を押す欄があれば、認印を押しておきます。
運転免許者やマイナンバーカードなど顔写真付き身分証明書のコピーを用意します(念のため裏表コピーします)。
返信用封筒を用意します。当然、返信用封筒には切手を貼る必要があります。普通郵便での料金でも構いませんが、個人的には、郵便局のレターパック等を返信用として使うことをお勧めします。これであれば、追跡が可能になり、いつ頃に届くかがわかります。

そして、手数料分の定額小為替か普通為替が必要になります。これが一番面倒ですね。市区町村によっては現金書留でもOKなようです。
定額小為替というのは、ゆうちょ銀行が発行するもので、50円から1000円までの12種類があります。ゆうちょ銀行か郵便局の貯金窓口で、指定金額を支払うとその金額の定額小為替を発行してくれるので、それを同封します。定額小為替は発行に100円がかかります。
普通為替は、定額小為替と違い金額を自由に設定できるものですが、5万円以下の場合でも発行に430円もかかるので、定額小為替で十分です。
戸籍謄本の発行手数料は450円の市区町村が多いですが、450円の定額小為替もありますので基本的にはそれを購入し、交付申請書、身分証明書、返信用封筒と共に同封し各市区町村役場へ郵送します(市区町村によっては郵送受付専用の部署を設けている場合がありますので、事前に各市区町村のホームページで確認してください)。

郵送申請で必要なものをまとめると

・交付申請書(必要であれば認印を押す)
・写真付き身分証明書のコピー
・定額小為替
・返信用封筒
となります。

コンビニで戸籍謄本をとる方法

最近はコンビニでも戸籍謄本が取れるようになりましたが、すべての市区町村が対応しているわけではなく、全市区町村の約20%弱の市区町村しか対応していません。ですので、必ず市区町村等のホームページでコンビニ交付に対応しているか確認してください。
コンビニでの交付に対応していれば、取得するのは簡単です。
まず、近くのセブンイレブン、ローソン、ファミリーマート、ミニストップなどに行きます(大手コンビニであれば基本的にどこでもOKです。これら以外の地方コンビニも一部ですが対応しています)。
コンビニの中にある、「マルチコピー機」に行き、タッチパネルの「行政サービス」を選択し、あとは指示通りに操作すれば、取得できます。
必要となるのは、マイナンバーカードです。一部の市区町村は住民基本台帳カードでも対応していますが、ごく一部ですし、事前申請が必要なので、基本的にはマイナンバーカードが必要だと覚えておいてください。

マルチコピー機の操作の中で、マイナンバーカードを挿入するように指示が出ますので、それに従いマイナンバーカードを機械に挿入してください。

手数料もそのマルチコピー機のコインベンダ(硬貨投入口)に料金を支払うようになっているところが多いようです。

市区町村がコンビニ交付に対応していて、マイナンバーカードを持っているのであれば、これが一番簡単だと思います。

まとめ

戸籍謄本や戸籍抄本は、パスポートの取得時や相続時以外にも、車の売買や不動産の売買時にも必要になる場合があります。二度手間、三度手間にならないように、事前に準備しておきましょう。

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